In deze privacyverklaring, die deel uitmaakt van onze Algemene Voorwaarden, leggen wij uit welke persoonsgegevens door ons worden verzameld, waarvoor wij ze gebruiken en hoe wij omgaan met door u verstrekte gegevens. Uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens worden eveneens beschreven. Wij raden u daarom aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Download de privacyverklaring als PDF.

Deze privacyverklaring staat op naam van Emgas BV, maar is ook van toepassing op haar handelsnamen, tenzij elders anders is vermeld. De handelsnamen van Emgas zijn:

• Emgas
• Gasflesopslag.nl
• Queasy
• Motorgas

Ook als uw vraag of klacht betrekking heeft op een van onze handelsnamen, kunt u de in deze privacyverklaring genoemde contactgegevens gebruiken. Emgas verzorgt dan de afhandeling van uw verzoek.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. De actuele privacyverklaring vindt u altijd op emgas.nl/juridisch/privacyverklaring en in de voetsectie van:

gasflesopslag.nl

queasy.nl

motorgas.nl

Onderwerpen

1. verantwoordelijke gegevensbescherming
2. privacybeleid
3. verwerking persoonsgegevens
4. grondslagen gegevensverwerking
5. beheer persoonsgegevens
6. bewaartermijn
7. beveiliging persoonsgegevens
8. rechten betrokkenen
9. cookies
10. verantwoordelijkheid
11. klachten

Verantwoordelijke gegevensverwerking

Emgas is een groothandel in gassen en apparatuur voor de industrie, retail en horeca. Om onze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren verwerken wij persoonsgegevens, waarbij in sommige gevallen met externe partijen wordt samengewerkt.

Als u een van onze website’s bezoekt, kunnen verschillende soorten cookies worden geplaatst. Dit gebeurt echter nooit zonder uw toestemming. Meer informatie over hoe wij cookies gebruiken en welke informatie via deze cookies wordt verzameld vindt u in onze cookieverklaring.

Contactgegevens

Emgas B.V.
De Steenbok 20
5215 ME ’s-Hertogenbosch

telefoon 073 – 691 03 03
email info@emgas.nl
website emgas.nl

KvK 16043276 (Handelsregister Oost-Brabant)
BTW NL 0058 49 524 B01

Privacyfunctionaris

Hebt u een vraag, of wilt u een klacht indienen, over de wijze waarop wij met persoongegevens omgaan, of over iets dat niet duidelijk in deze verklaring staat beschreven, neem dan gerust contact op met onze Privacyfunctionaris, de heer D.A. van der Meijden via e-mailadres info@emgas.nl.

Privacybeleid

Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de voorwaarden die de Algemene Verordening Gegevensbescherming hieraan stelt. Dit betekent onder meer dat wij:

• op het moment van opvragen duidelijk aangeven voor welk doel de gegevens worden verwerkt
• in gevallen waarin toestemming is vereist, vragen om toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens, alvorens wij hiertoe overgaan
• ons beperken tot enkel de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doelen waarvoor ze worden verwerkt
• enkel na heldere uitleg en expliciete toestemming vragen om meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is
• persoonsgegevens niet aan derde partijen doorgeven, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn
• persoonsgegevens alleen met derden delen nadat er afspraken met deze partijen zijn gemaakt die er onder meer voor zorgen dat persoonsgegevens goed worden beveiligd en niet voor andere doeleinden worden gebruikt
• passende veiligheidsmaatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen, en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken

Verwerking persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens kunnen door ons worden opgevraagd ten behoeve van bijvoorbeeld een overeenkomt die u met ons afsluit of een bestelling die u bij ons doet. Ook voor het aanmaken van een account op een van onze website’s worden persoonsgegevens opgevraagd en in sommige gevallen als u informatie bij ons opvraagt. Wij vragen enkel gegevens op die wij nodig hebben om u van dienst te kunnen zijn.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Afhankelijk van de uitvoering van onze werkzaamheden, kunnen de volgende persoonsgegevens door ons worden verwerkt.

• ‍persoonlijke gegevens: voorletters, voor- en achternaam
• bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, contactpersoon, functie, handtekening tekeningsbevoegde, inschrijvingsnummer KvK
• adresgegeven: postadres, leveringadres en factuuradres
• telefoonnummer
• emailadres
• financiële gegevens: BTW-nummer, IBAN-nummer en BIC-code
• accountgegevens: gebruikersnaam en wachtwoord
• beeldmateriaal: foto’s & video’s

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens, zoals ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienst of levensovertuiging, lidmaatschap van een vakbond, genetische of biometrische gegevens met oog op unieke identificatie, gezondheids- & medische gegevens, seksuele leven of strafrechtelijk verleden worden door ons niet verwerkt.

Beeldmateriaal

Ter bescherming van onze eigendommen en voor de veiligheid van ons personeel en onze klanten, is de vestiging van Emgas en het parkeerterrein voorzien van camera’s. De bewaarduur van dit beeldmateriaal maximaal 12 maanden.

Gegevensverwerking via website’s

Als persoonsgegevens via een van onze website’s worden opgevraagd, wordt aangegeven waarom deze gegevens nodig zijn en waarvoor ze worden gebruikt. Wij verwerken persoonsgegevens nooit zonder dat u hier toestemming voor hebt gegeven. In onze cookieverklaring kunt u vinden welke persoonsgegevens via onze website’s kunnen worden verwerkt.

Grondslagen gegevensverwerking

Persoongegevens worden door Emgas verwerkt op basis van de volgende grondslagen.

Uitvoering overeenkomst

De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u als partij betrokken bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen. Dit is bijvoorbeeld het geval als u als klant een bestelling bij ons doet of in het verleden heeft gedaan.

Gerechtvaardigd belang

Ook als u nog geen klant van ons bent kunnen wij uw gegevens verwerken. Wij doen dit vanuit ondernemersbelang en ten behoeve van informatieve en commerciële acties. Wij doen dit echter alleen als u de gegevens zelf aan ons hebt verstrekt.

Toestemming

Persoonsgegevens die u uit eigen beweging, en/of na het schriftelijk geven van uw toestemming, verstrekt voor een of meer specifieke doeleinden, kunnen wij verwerken ten behoeve van functionele of commerciële doelen, bijvoorbeeld het aanmaken van een account of mailingprofiel via onze website’s.

Een eenmaal verstrekte toestemming voor gegevensverwerking kunt u te allen tijde weer intrekken. Hiertoe kunt u gebruik maken van het document Gegevensmutatie Betrokkene.

Wettelijke verplichting

Wij verwerken ook persoonsgegevens als wij daartoe op grond van wet- en regelgeving verplicht zijn, zoals gegevens die nodig zijn voor de belastingdienst.

Beheer persoonsgegevens

Profilering & geautomatiseerde besluitvorming

Profilering vormt nooit een basis voor het uitsluiten van personen voor een van onze diensten en/of producten. Ook vormen gegevens die binnen Emgas geautomatiseerd zijn verwerkt nooit een basis voor het nemen van besluiten die gevolgen kunnen hebben voor personen.

Gegevensverstrekking aan derden

Om tot een optimale dienstverlening te komen kunnen wij persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen. In de volgende gevallen maken wij gebruik van derde partijen:

• indien dit nodig is voor de uitvoering van een opdracht of overeenkomst
• ten behoeve van bedrijfsmatige en/of administratieve doeleinden
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
• indien een betrokkene hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven

Indien wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, zorgen wij er altijd voor dat die derde partij deze gegevens met de grootste zorg behandelt. Wij selecteren derde partijen daarom zorgvuldig, waarbij deze partij moet kunnen borgen dat de persoonsgegevens goed worden beveiligd en niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Bewaartermijn

Binnen Emgas worden persoonsgegevens niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk, waarbij de wettelijke bewaartermijnen als uitgangspunten dient. Indien sprake is van een gerechtvaardigd belang, waarbij het belang van Emgas zwaarder weegt dan het belang van de betrokkene, kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard.

Vernietiging van persoonsgegevens geschiedt altijd op verantwoorde wijze.

Beveiliging persoonsgegevens

Beveiligingsbeleid

Om persoonsgegevens zo veilig mogelijk te houden maken wij gebruik van verschillende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om verlies, misbruik van en/of ongeautoriseerde toegang tot uw gegevens tegen te gaan. Hiertoe hanteren wij een beveiligingsbeleid waarin alle veiligheidsmaatregelen staan opgenomen.

Hebt u de indruk dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd, of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan zo spoedig mogelijk contact met ons op.

Datalek

Datalekken van elke vorm en aard worden intern gemeld bij onze Privacyfunctionaris en bijgehouden in een datalekoverzicht.

In geval van een datalek wordt de ‘procedure datalek’ gevolgd. In dit document staan de stappen en te nemen maatregelen beschreven om nadelige gevolgen van een (mogelijk) datalek voor persoonsgegevens tegen te gaan.

Indien een datalek mogelijk leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens, melden wij dit binnen 48 uur bij het digitale meldloket datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens. In een dergelijk geval informeren wij de directbetrokkenen eveneens binnen 48 uur.

Rechten betrokkenen

Rechten over persoonsgegevens

Van gegevens die wij verzamelen blijft u te allen tijde eigenaar. U heeft dan ook op elk moment het recht uw persoonsgegevens in te zien, aan te (laten) passen, toegestuurd te krijgen, te laten verwijderen of over te dragen aan een andere partij

Eveneens heeft u, behoudens gronden die in de AVG zijn aangegeven, zoals een mogelijk van toepassing zijnde wettelijke bewaartermijn, het recht uw gegevens volledig te laten verwijderen.

De wet AVG kent u eveneens het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens toe. Dit houdt in dat als een organisatie uw persoonsgegevens niet meer mag gebruiken, maar ze ook (nog) niet kan of mag verwijderen, zij moet stoppen met het gebruik van deze gegevens. Meer informatie hierover vindt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Omdat de verwerking van uw persoonsgegevens essentieel kan zijn voor onze dienstverlening en/of website(‘s), kan het zijn dat, zodra uw persoonsgegevens zijn verwijderd, u niet langer gebruik kunt maken van (een deel van) onze diensten en/of functionaliteiten van onze website(’s).

Recht van bezwaar

Tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanuit een gerechtvaardigd belang mag u altijd bezwaar aantekenen. Op uw verzoek zal Emgas de voor dit doel gebruikte gegevens onmiddelijk aanpassen of verwijderen.

Gebruikmaken van rechten

Voor een verzoek tot de hierboven genoemde zaken kan gebruik woren gemaakt van het document Gegevensmutatie Betrokkene, dat ingevuld kan worden gestuurd naar info@emgas.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek. Lukt het ons niet om het verzoek binnen vier weken af te handelen, brengen wij u daarvan op de hoogte.

Identificatie

Om uw gegevens niet in verkeerde handen te laten vallen verzoeken wij een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op deze kopie uw pasfoto, BSN-, ID en/of paspoortnummer af te schermen. Hiervoor kunt u gebruik maken van bijvoorbeeld de kopieID-app.

Ook wanneer een aanvraag telefonisch wordt ingediend, zullen wij de aanvrager aan de hand van de bij ons bekende gegevens moeten kunnen identificeren voordat wij een verzoek in behandeling kunnen nemen.

Gegevensoverdracht

Bij overdracht van gegevens aan een externe partij in uw opdracht, worden de gegevens die wij tot onze beschikking hebben in een beveiligd document naar een door u opgegeven e-mailadres gestuurd.

Het overdragen van uw gegevens aan een andere partij betekent niet automatisch dat wij uw gegevens niet langer mogen gebruiken. Indien uw gegevens volledig moeten worden verwijderd, kunt u dit in het document Gegevensmutatie Betrokkene aangeven.

Uitschrijven e-mailcampagnes

Voor het versturen van nieuwsbrieven en/of e-mailcampagnes gebruiken wij MailChimp. Deze nieuwsbrieven sturen wij alleen naar personen die zich hiervoor hebben aangemeld en hiervoor toestemming hebben gegeven. Geabonneerden kunnen zich te allen tijde uitschrijven via de link ‘afmelden’, die in de voetsectie van elke nieuwsbrief is opgenomen. Door op deze link te klikken schrijft u zich uit voor de desbetreffende campagne.

Het uitschrijven voor een nieuwsbrief of e-mailcampagne betekent niet dat uw persoongegevens worden verwijderd. Hiervoor kunt u gebruik maken van het eerdergenoemde document Gegevensmutatie Betrokkene.

Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die een website (of applicatie) op een computer, tablet of mobiele telefoon plaatst op het moment dat deze wordt bezocht. In deze cookies wordt informatie opgeslagen die voor een variëteit aan doeleinden kan worden ingezet. Een website kan bijvoorbeeld via een cookie een bezoeker herkennen bij een volgend bezoek. Een cookie kan een functioneel doel dienen, maar ook een statistisch of commercieel karakter hebben.

Wij doen ons uiterste best een volledig en actueel beeld te geven van de door ons gebruikte cookies. Hiertoe is op elk van onderstaande website’s een cookiebanner opgenomen die informatie geeft over de van toepassing zijnde cookies. Eveneens kan het gebruik van cookies via deze banner worden geaccepteerd of geweigerd.

• emgas.nl
• gasflesopslag.nl
• queasy.nl
• motorgas.nl

Mocht u op een van onze website’s een cookie aantreffen die niet in de cookiebanner is opgenomen, neem dan alstublieft contact met ons op.

Functionele cookies

Emgas gebruikt verschillende cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van haar website’s. Deze cookies kunnen niet worden uitgezet, maar verwerken ook geen persoonsgegevens. Doen zij dit wel, dan zorgen wij ervoor dat die gegevens worden geanonimiseerd.

Functionele (noodzakelijke) en statistische cookies mogen zonder toestemming worden gebruikt zolang er geen gegevens worden verwerkt die naar een persoon herleidbaar zijn. Is dit wel het geval, dan worden deze persoonsgegevens geanonimiseerd/gepseudonimiseerd. Voor het gebruik van deze cookies is uw toestemming dan ook niet nodig.

Voor bepaalde functionele toepassingen, zoals het aanmaken van een account of het doen van een aankoop in een webshop, kan informatie worden verwerkt waarvoor uw toestemming wel nodig is, die in dat geval vooraf wordt gevraagd.

Commerciële cookies

Omdat commerciële cookies de gegevens die zij verzamelen gepersonaliseerd opslaan, wordt dit type cookies nooit zonder uw toestemming gebruikt.

Cookie-instellingen

Cookies die geen functioneel of noodzakelijk karakter hebben, kunt u op elk moment aan- of uitzetten. Niet noodzakelijk cookies staan standaard uit.

Het weigeren van cookies staat u altijd vrij, hoewel dit kan resulteren in het niet beschikbaar zijn van bepaalde website-inhoud.

Verantwoordelijkheid

Minderjarigen

Personen van 16 jaar of jonger mogen uitsluitend onder toezicht van ouders of wettelijke vertegenwoordigers gebruik maken van onze website’s. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de ouders en wijzen wij van de hand.

Website’s van derden

Onze website’s kunnen informatie van en/of links naar websites van derden bevatten. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op website’s van derden die door middel van links met onze website’s zijn verbonden, noch draagt Emgas enige verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid ten aanzien van deze derden en de wijze waarop zij met persoonsgegevens omgaan.

Klachten

Bent u het niet eens met de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, stuur dan een email naar info@emgas.nl. Wij starten dan onze interne klachten-procedure, waarbij wij er alles aan doen uw klacht naar volle tevredenheid op te lossen.

Indien een klacht onverhoopt niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.